Εάν ρωτήσετε 10 εργαζόμενους μεγάλων οργανισμών και εταιρειών για τον αριθμό των meetings στον οποίο έπρεπε να παρευρεθούν η πρώτη τους αντίδραση θα είναι μουρμούρα και ένα έτσι ίχνος βαριεστημένου παραπόνου. Το έχω ζήσει και εγώ προσωπικά αρκετές φορές είναι αλήθεια. Αχρείαστα, κατ΄εμένα, meetings που το μόνο που κάνουν είναι να σου κόβουν το ρυθμό και να σου σπαταλούν την ώρα. Το ερώτημα που τίθεται, είναι πως δελεάζουμε και παροτρύνουμε το κόσμο να ‘θέλει’ να παραστεί στα meetings.
Το πρώτο πράγμα που να ληφθεί υπόψη είναι ο συνολικός αριθμός των meeting που λαμβάνουν χώρα. Προσπαθείστε να τα μειώσετε κατά το ήμισυ. Σωστά, προγραμματίστε τα μισά. Και για αυτά τα μισά, μειώστε τη διάρκεια τους στο μισό. Όταν ο κόσμος νιώσει οτι ο χρόνος τους είναι σεβαστός αυτό θα τους κάνει πιο δεκτικούς στο να θέλουν να συμμετάσχουν σε meetings και η στάση τους κατά τη διάρκεια αυτών θα είναι και πιο θετική. Την επόμενη φορά λοιπόν που θα προγραμματίσετε μία συνάντηση, ίσως να ήταν καλό να λάβετε τα πιο κάτω υπόψη ώστε αυτή να είναι πιο παραγωγική και οι παρευρισκόμενοι να είναι παρών και σωματικά και νοητικά.
Καθορίστε ατζέντα εκ των προτέρων
Αυτήν μπορείτε να τη στείλετε στους συμμετέχοντες από πρίν. Ζητήστε σχόλια και βεβαιωθείτε οτι μόνο οτι συμπεριλαμβάνεται στην ατζέντα θα συζητηθεί. Είναι καλό ο κόσμος να γνωρίζει τι θα συζητηθεί. Γενικά είναι στη φύση του ανθρώπου να ξέρει και να αντιλαμβάνεται γιατί και πού ‘πηγαίνει’. Μία μέρα πριν το meeting είναι σχετικά καλός χρόνος ώστε να δώσετε την ευκαιρία και το χρόνο στον κόσμο να ετοιμαστεί ώστε να αναλωθεί παραγωγικά ο χρόνος.
Να είστε συνεπείς στην ώρα έναρξης
Προσωπικά με εκνευρίζει αφάνταστα να οργανώνονται meetings και να καθυστερεί η έναρξη τους. Είναι πολύ λογικό όταν ένα meeting καθυστερήσει να αρχίσει, θα καθυστερήσει και να τελειώσει και χαλά το πρόγραμμα της ημέρας. Ειδικά σε ψηλό εταιρικό επίπεδο θα πρέπει να τηρήται αυστηρά η έναρξη των meetings στην ώρα τους. Εαν ένα meeting αρχίσει στην ώρα του ιδίως το πρώτο, σεβόμενοι και την ώρα λήξης του, βοηθά στο να δημιουργείται εταιρική κουλτούρα η οποία σέβεται τον χρόνο του κόσμου.
Οι σωστοί καλεσμένοι στις σωστές συναντήσεις
Έχω παραστεί σε meetings και με το που τελείωνε γύριζε κάποιος και μου έλεγε ‘καλά εγώ γιατί ήρθα’? Είναι σημαντικό η κάθε συνάντηση να αποτελείται από αυτούς που πρέπει για όλους τους κατάλληλους λόγους. Όταν μιλάμε για τον πολύτιμο χρόνο αυτών που καλούμε τότε θα μπορούσαμε να πούμε οτι ένα meeting κοστίζει. Αναρωτηθείτε από ποιούς πρέπει να αποτελείται αυτό αλλά ο σκοπός και ο ρόλος των καλεσμένων να είναι από την αρχή καθορισμένος.
Κατάλληλη διάρκεια
Τα meetings πάντα λέω οτι δεν πρέπει να διαρκούν ούτε πολύ ούτε λίγο. Εάν υπάρχει η ικανότητα να καθορίζεται μια ατζέντα με καθαρό σκοπό θα ξέρετε πότε πρέπει ένα meeting να τελειώσει. Λίγο αλατοπίπερο στην αρχή και στο τέλος για να έχει ‘γεύση’ και είστε σε καλό δρόμο. Αν καταφέρετε να τελειώσετε τη συζήτηση νωρίτερα ακόμη καλύτερα. Μην ξεχνάτε οτι ο χρόνος όλων κοστίζει και για κάποιους πολύ ακριβά.
Μην ξεφεύγετε από το θέμα
Υπάρχουν φορές που η συζήτηση ξεφεύγει αλλά είναι καλό το περιεχόμενο. Καλό είναι, όσο ενδιαφέρον και να είναι η παρέκκλιση, να μεταφερθεί προγραμματισμένα αυτή η συζήτηση για κάποια άλλη στιγμή.
Κλείστε με απολογισμό
Ποτέ μην τελειώνετε τις συναντήσεις σας χωρίς κάποιο καθαρό αποτέλεσμα και χωρίς προγραμματισμό για το ποιά θα είναι τα επόμενα βήματα και ενέργειες. Βεβαιωθείτε οτι θα συνοψίσετε το τι ειπώθηκε και σημειώθηκε καθώς και να υπογραμμίσετε τις άμεσες ενέργειες και να καθορίσετε καθήκοντα στα σωστά άτομα. Το χειρότερο είναι κανένας να μην ακολουθήσει το τι πρέπει να γίνει και του ανατέθηκε. Ακόμα χειρότερο είναι να ακολουθήσει ένα επόμενο meeting και να καλυφθεί περιεχόμενο της προηγούμενης ατζέντας.
