Αλήθεια, πόσο σημαντική είναι η αποτελεσματική επικοινωνία και πως σχετίζεται με την επιτυχία μιας εταιρείας? Ή μάλλον καλύτερα, τι είναι αποτελεσματική επικοινωνία?
Λοιπόν, ένα πράγμα που σίγουρα δεν είναι, είναι να πλαστουργεί (βλέπε δημιουργεί) προβλήματα ή να επικρίνει τους άλλους, χωρίς να προσφέρει λύσεις.
Επικοινωνώντας ένα πρόβλημα, σημαίνει να μοιραστείς το θέμα προς επίλυση με όλους τους εμπλεκόμενους με στόχο την συζήτηση προς την επίλυση του προβλήματος. Το κουτσομπολιό συμβαίνει συνήθως πίσω από κλειστές πόρτες ή στην ‘απομόνωση’ δύο ή περισσότερων ατόμων, κάτι που μόνο δημιουργικό και παραγωγικό δεν είναι.
Αν η συζήτηση του προβλήματος δεν περιλαμβάνει προτάσεις προς επίλυση του θέματος, τότε πολύ πιθανών απλά να χάνεται την ώρα σας.
Πώς μπορείτε λοιπόν να πετύχετε την αποτελεσματική επικοινωνία στον οργανισμό σας; Ακολουθούν τέσσερα βήματα για να ξεκινήσετε:
1. Δημιουργήστε ένα σύστημα ανάδρασης
Πρέπει να υπάρξει μια διαδικασία με την οποία οι εργαζόμενοι μπορούν να μοιράζονται ανοιχτά τα σχόλια ή τις ανησυχίες τους με τα αρμόδια άτομα. Είτε πρόκειται για διμηνιαία check-in είτε για πλατφόρμα υποβολής καταγγελιών που οδηγεί σε συνάντηση με ανώτερα στελέχη, το σημαντικό κομμάτι είναι ότι οι εργαζόμενοι αισθάνονται ενθαρρυμένοι να μοιραστούν και ότι οι διευθυντές τους που εργάζονται μαζί τους για να βρουν μια λύση.
2. Ορίστε τι είναι υγιές και τι δεν είναι
Όχι μόνο θα πρέπει τα μέλη της ομάδας να αισθάνονται ότι μοιράζονται με τους ηγέτες τους, αλλά επίσης θα πρέπει να είναι σε θέση να αναγνωρίζουν όταν δεν επικοινωνούν με υγιή τρόπο. Είναι σημαντικό τα μέλη της ομάδας να αισθάνονται ελεύθερα να εκφραστούν.
Προκειμένου να επιλυθεί ένα ζήτημα, οι δύο ‘πλευρές’ πρέπει να έρθουν μαζί, να ακούσουν ο ένας τον άλλον και να εργαστούν για την επίλυση ενός προβλήματος. Ωστόσο, αυτό δεν είναι ένα φυσικό ένστικτο για όλους, και εκεί έρχεται η εκπαίδευση.
Ως ηγέτης, τονίζουμε ότι ο μόνος τρόπος για να βρεθεί λύση είναι να μοιραστεί ανοιχτά – και να παράσχει μερικές βασικές συμβουλές για το πώς να το πράξει. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να απεικονίσουμε πραγματικά παραδείγματα για το τι συμβαίνει όταν ένας εργαζόμενος συνεχίζει να πιέζεται και να κατηγορεί χωρίς να μοιράζεται αυτά τα συναισθήματα. Ίσως μοιραστείτε μια προσωπική ιστορία επικοινωνίας που πήγε στραβά και το αποτέλεσμα που είχε σε σας.
3. Δημιουργήστε μια κουλτούρα αυτοελέγχου
Το να είσαι μέλος μιας ομάδας σημαίνει να κρατάς τον άλλον υπό έλεγχο. Εάν ένας εργαζόμενος είναι αρκετά άνετος για να μιλήσει με το συνάδελφό του, αυτός ο συνάδελφος πρέπει να αισθάνεται αρκετά άνετα για να τον συμβουλεύσει να μιλήσει και να μοιραστεί με το ανώτερο προσωπικό. Οι εργαζόμενοι μιας ομάδας είναι εξίσου υπεύθυνοι εάν ακούνε θέματα από άλλους, όπως θα ήταν αν το θέμα ήταν δικό τους, και θα έπρεπε επίσης να βοηθήσουν τους συναδέλφους τους να κοινοποιήσουν αυτά τα θέματα.
4. Συμπεριλάβετε όλους σε αυτήν την εταιρική κουλτούρα
Λένε ότι «τα μεγάλα μυαλά συζητούν ιδέες, τα πλείστα μυαλά συζητούν τα γεγονότα και τα μικρά μυαλά συζητούν τους ανθρώπους». Στη δική σας εταιρεία, αφιερώστε χρόνο για να μιλήσετε για τρόπους με τους οποίους η ομάδα μπορεί να αποφύγει τα κουτσομπολιά και να την αντικαταστήσει με ανοιχτό διάλογο.
Ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα υγιές σύστημα επικοινωνίας είναι να δώσετε τη συμβολή του καθενός για το πώς πρέπει να λειτουργήσει. Είναι ο μόνος τρόπος για να τους πάρετε πραγματικά μαζί σας – και ο μόνος τρόπος για να κάνετε την επικοινωνία ένα μέρος της κουλτούρας της επιχείρησής σας.
